La réussite d’un projet de construction majeur repose sur des fondations solides, non pas uniquement celles faites de béton, mais celles qui consistent de l’ensemble des décisions prises lors de la phase de développement et de planification stratégique du projet. Cette étape cruciale, souvent sous-estimée, est pourtant déterminante pour l’avenir d’un projet d’infrastructure ou d’immobilisation.
Pourquoi investir du temps dans la planification stratégique des projets?
Prendre le temps de bien planifier un projet peut sembler contradictoire avec l’empressement naturel de voir les choses se concrétiser. Souvent, on pense qu’on maitrise tous les éléments du projet, donc pas besoin de valider auprès de l’ensemble des intervenants et de parties prenantes qu’il n’y a pas d’angle mort. Il est là, le piège.
Cette période d’incubation représente un investissement dont le rendement se mesurera tout au long du cycle de vie du projet.
Faire les bonnes études qui s’imposent et impliquer les parties prenantes clés dès le départ dans cette phase d’idéation et de réflexion stratégique permet de :
- Définir clairement les besoins fondamentaux du projet des considérations qu’on pourrait qualifier de secondaires
- Analyser différentes options avant de s’engager pleinement financièrement dans une solution
- Anticiper et comprendre les risques, les considérer dans la prise de décision et développer des stratégies de mitigation
- Assurer l’adhésion de tous les intervenants à la vision du projet
« Même si on met quelques mois de plus en démarrage pour faire les études et analyser les options, finalement, un projet mieux planifié a plus de chances de se réaliser dans les temps et le budget prévus, » explique Pier-Olivier Leclerc, directeur adjoint en gestion de projets chez Strategia Conseil.
Identifier les besoins du projet: une démarche structurée
Pour répondre aux véritables enjeux d’un projet, il est essentiel de dépasser la simple liste de souhaits et d’examiner les fonctions essentielles du projet. On doit déterminer sa raison d’être et son intégration dans son environnement.
Cette démarche exige une approche méthodique. La mise en place d’un comité de direction (parfois appelé comité de pilotage) réunissant les acteurs clés constitue la première étape. Ce comité oriente la réflexion et veille à ce qu’aucun « angle mort » ne subsiste dans la planification.
Les ateliers de réflexion permettent ensuite de favoriser l’intelligence collective pour ségréger les besoins fondamentaux des besoins secondaires, pour ensuite faire émerger des solutions porteuses. Ces sessions structurées offrent l’opportunité d’aborder les aspects techniques, financiers, opérationnels et humains du projet sous différents angles.
L’objectif n’est pas de parvenir rapidement à un consensus superficiel, mais d’explorer en profondeur les différentes dimensions du projet pour identifier la solution optimale.
Le cas du Monastère des Augustines: une vision transformée par la planification
La transformation du Monastère des Augustines à Québec illustre parfaitement l’impact d’une planification stratégique efficace. Ce bâtiment patrimonial de 350 ans, situé dans un site classé au patrimoine mondial de l’UNESCO, présentait un défi majeur : le gouvernement acceptait de financer la restauration initiale, mais exigeait que le projet s’autofinance (et autofinance l’entretien de l’infrastructure patrimoniale) par la suite lorsqu’il sera mis en opération.
L’équipe de planification a d’abord identifié les sources de revenus évidentes : hébergement, musée et boutique. Mais c’est lors des ateliers de réflexion collective qu’une idée novatrice a émergé : développer un concept de restauration axé sur la santé globale, en parfaite cohérence avec l’héritage et la vision des Augustines.
Cette innovation, née pendant l’étape d’idéation et de planification du projet, a transformé fondamentalement le projet. Aujourd’hui, dix ans après son ouverture, le Monastère des Augustines est autonome financièrement, jouit d’un achalandage impressionnant et d’une réputation internationale — preuve tangible de l’importance de réfléchir aux objectifs, de définir la portée du projet afin de transformer un défi en opportunité.
Équilibrer optimisme et réalisme
La planification stratégique doit trouver un équilibre délicat entre vision optimiste et évaluation réaliste. Les porteurs de projet doivent naturellement être animés par une certaine dose d’optimisme pour entreprendre des projets d’envergure. Cependant, cet enthousiasme doit être contrebalancé par une analyse rigoureuse des risques et des contraintes.
Cette approche équilibrée permet d’éviter deux écueils majeurs :
- Un optimisme excessif qui sous-estime les obstacles, sous-estime les risques et conduit à des déceptions et des dépassements
- Un pessimisme paralysant qui empêche l’innovation et limite l’ambition du projet
Pour garantir cette impartialité, plusieurs outils peuvent être déployés : analyses multicritères, études comparatives, évaluations de risques, et surtout, confrontation des perspectives variées des différentes parties prenantes.
La documentation : mémoire du projet et outil de décision
Un aspect fondamental de la planification stratégique est la documentation rigoureuse du processus, des hypothèses et des informations sur lesquels se basent les décisions qui sont prises. Les études, analyses et décisions doivent être consignées dans des documents structurés qui permettent :
- De présenter clairement aux décideurs les options analysées et les recommandations
- De démontrer que le projet a été réfléchi de A à Z
- D’assurer la traçabilité des décisions, particulièrement précieuse en cas de changement de personnel
- De conserver la mémoire du projet si celui-ci est temporairement suspendu
- De fournir une base solide pour les phases ultérieures du projet
Cette documentation n’est pas une simple formalité administrative. Elle constitue un patrimoine de connaissances sur lequel s’appuieront tous les intervenants au fil du projet.
Les moments critiques d’une planification stratégique réussie
Pour maximiser l’efficacité de la planification stratégique, certaines étapes méritent une attention particulière :
- L’analyse des parties prenantes : Identifier tous les acteurs concernés et comprendre leurs intérêts, leur influence et leurs attentes
- La définition des objectifs : Établir des critères de succès clairs et mesurables qui guideront l’ensemble du projet
- L’exploration des options : Examiner plusieurs scénarios sans s’arrêter prématurément à la première solution viable
- L’évaluation des risques : Anticiper les obstacles potentiels et prévoir des stratégies de mitigation
- La validation des hypothèses : Tester les présupposés sur lesquels repose le projet pour éviter les mauvaises surprises
- L’obtention d’un consensus : S’assurer que toutes les parties prenantes adhèrent à la vision et aux orientations du projet
Conclusion: Un investissement qui rapporte
La planification stratégique représente généralement une fraction du budget total d’un projet de construction majeur, mais son impact sur la réussite globale est disproportionné. Elle permet d’éviter les erreurs coûteuses, les délais imprévus et les conflits destructeurs qui peuvent surgir en cours de route.
Plus encore, comme l’illustre le cas du Monastère des Augustines, une planification de qualité peut transformer fondamentalement un projet pour en assurer la viabilité à long terme.
Une planification stratégique réussie n’élimine pas tous les risques — l’incertitude fait partie intégrante de tout projet d’envergure — mais elle permet de les aborder en toute connaissance de cause, avec confiance et méthode.
C’est véritablement la première pierre de la réussite de votre projet.
Pour en savoir plus sur les meilleures pratiques en planification stratégique, vous pouvez consulter l’enregistrement du webinaire « Comment réussir sa planification stratégique pour un projet de construction majeur? ».
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