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Comment gérer les différends en construction et éviter les litiges?

Représentation des différends en construction

Des différends en construction peuvent survenir lorsque les projets ne se déroulent pas comme prévu. Ces imprévues peuvent engendrer des litiges, des différends, des conflits, etc.

Dans le Larousse, un conflit est défini comme une violente opposition de sentiments, d’opinions et d’intérêts.

Le litige est plutôt une contestation donnant matière à procès. Il survient donc lorsque le différend n’a pas été réglé et qu’un processus de judiciarisation est engagé.

Le différend se trouve ainsi en amont et le fait de savoir bien le gérer évite qu’il ne se transforme en conflit ou en litige.

Qu’est-ce qui cause les différends en construction?

Les différends en construction, ou dans d’autres contexte, émerge lorsqu’il y a un désaccord entre les parties impliquées dans le projet de construction.

Il peut s’agir de différences d’opinions sur des actions à réaliser, sur la responsabilité ou encore sur les conditions d’un contrat.

Puisque les projets de construction d’envergure sont souvent complexes à réaliser, les changements en cours de réalisation sont inévitables et peuvent mener à des différends.

Ainsi, une chose est certaine, plus le projet est long et complexe, plus il est possible que des différends émergent.

Il faut donc s’y préparer en mettant en place trois éléments clés :

  1. La prévention : Mettre en place des mesures préventives, notamment en établissant des processus internes de gestion de différends.
  2. Le dialogue : Savoir dialoguer et adapter son style de négociation.
  3. Les mesures alternatives : Connaître les approches alternatives de résolution des différends et y recourir.

Ces trois éléments clés permettront d’identifier rapidement les différends et de mettre en place des mesures pour les gérer correctement dans l’objectif de les régler ou d’en minimiser l’impact.

Prévenir les différends en construction : 5 mesures préventives à adopter

Il est impossible d’éviter complètement les différends en construction. Toutefois, il existe de éléments structurants pour les prévenir et éviter qu’ils ne se transforment en litige.

Comme dans le cas d’un risque, lorsque le différend est identifié, il est possible de faire appel à des mécanismes prédéfinis pour le gérer et le mitiger.

Voici cinq bonnes pratiques à adopter pour prévenir les différends en construction :

Définir une structure de gouvernance pour gérer les modifications au projet

Une structure de gouvernance peut être mise en place dès l’étape des plans et devis. Il s’agit de former un comité ou de désigner des personnes responsables avec une autorité décisionnelle, à qui seront communiquées les informations lors de changements, de modifications majeures ou de dépassements de coûts.

Cette instance de gouvernance permettra de gérer les changements en cours de projet. Ceci évite l’accumulation des modifications non réglées (un irritant majeur pour tous les intervenants) qui donne lieu à de l’incertitude sur les projets, inévitablement des retards et l’émergence de différends.

Traiter les différends comme des risques

Les différends sont semblables aux risques. Ils peuvent avoir des répercussions, notamment sur les coûts et l’échéancier du projet.

L’équipe de gestion de projet du donneur d’ouvrage doit les identifier le plus rapidement possible pour les gérer (plutôt que de les « balayer sous le tapis », comme on voit souvent). L’évitement n’est jamais une bonne stratégie.

Le fait de nommer les différends (et d’en être conscients) nous oblige d’une certaine façon à les gérer, et à penser aux mesures de mitigation pour en réduire les impacts potentiels.

Prévoir des contingences de temps et de budget adaptés, ainsi que des réserves pour les risques

L’absence de marge de manœuvre pour faire face aux changements en cours de projet génère inévitablement des différends en construction.

Les échéanciers de réalisation et les budgets sont parfois mal adaptés au niveau de complexité du projet. Il n’est pas rare de voir des échéanciers sans aucune marge de manœuvre dans la réalisation des travaux.

Même que parfois, la marge du cheminement critique est négative. Les travaux doivent être réalisés en mode accéléré, ce qui comporte des risques. Tout changement cause ainsi des impacts importants, qu’ils soient d’emblée mesurables ou non.

Bien que par le contrat de réalisation, le donneur d’ouvrage transfère aux entrepreneurs la responsabilité de respecter les échéances, des délais irréalistes sans prévision de contingences créent une pression et une incertitude difficiles à gérer.

Même chose pour les budgets, il n’est pas rare de voir des contingences de 2 à 3% pour des projets complexes. Dès le départ, on s’expose à gérer des situations problématiques qui ne tiennent pas compte des risques reliés à la réalisation de projets majeurs.

Être réaliste, demander conseil et se garder des marges de contingences permettent de prévenir les différends.

Importance d’un contrat juste et équilibré

Il est impératif que les différentes parties impliquées dans le projet aient une excellente compréhension du contrat qui les lie. Il est tout aussi important de s’assurer que le contrat soit bien préparé et que les obligations des parties soient équilibrées.

À la base même du contrat, certaines obligations contractuelles dont l’objectif est de clarifier les responsabilités des parties sont imposées par les donneurs d’ouvrage. En partant, ces clauses parfois abusives favorisent les différends.

Lorsqu’un contrat est plus équilibré, comme les contrats standardisés du CCDC qui découlent d’un consensus de l’industrie, ceci est fondamental pour prévenir les différends.

Processus de gestion des modifications

Lorsqu’un changement survient dans un projet, cela implique toujours de l’analyse, souvent de la négociation et surtout des prises de décision.

La mise en place d’un processus de gestion des modifications assure que celles-ci soient traitées rapidement et efficacement, pour éviter tout impact sur le projet au-delà du changement lui-même.

Ce processus doit permettre la collecte d’informations pertinentes dans le but de faciliter le dialogue entre les intervenants. Dès qu’une problématique survient, il sera alors plus simple de communiquer pour qu’une décision soit prise en toute connaissance de cause.

Conclusion

Les différends en construction font partie de tout projet complexe. Il est surprenant que l’industrie n’ait pas su mettre en place des mécanismes efficaces pour les traiter.

L’objectif de ces bonnes pratiques n’est pas de les éliminer (mission impossible), mais plutôt de mettre en place des mécanismes de gestion (comme pour les risques) afin de les prévenir, de les identifier et de les traiter efficacement lorsqu’ils surviennent afin d’éviter qu’ils ne se transforment en véritables litiges, ralentissant ou même paralysant le projet et qui peuvent se traduire en réclamations coûteuses.

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