Lorsque des clients sont à la recherche d’un gestionnaire de projet de construction pour les aider à réaliser un projet majeur, les compétences en gestion de projet ainsi que les connaissances du domaine de la construction se trouvent bien entendu au premier rang des critères de sélection.
Toutefois, une fois le projet entamé, c’est une troisième compétence qui semble nous différencier des autres firmes de professionnels : la communication.
Bien entendu, notre expertise de la construction, de l’estimation et du contrôle des coûts, de la gestion des risques, toutes ces compétences ont leur rôle à jouer dans la réussite des projets auxquels nous collaborons.
Cependant, la communication s’avère un incontournable pour atteindre une gestion de projet plus stratégique et efficace.
Après tout, l’activité centrale d’un gestionnaire de projet de construction est de coordonner les efforts de toutes les parties prenantes pour réaliser un objectif commun. Cette coordination ne peut se réaliser sans communication.
Nous ne sommes pas les seuls à avoir établi le lien entre gestion de projet efficace et communication. En 2013, le rapport Pulse of The Profession In-Depth Report s’intitulait : The High Cost of Low Performance : The Essential Role of Communication.
Ce rapport présente les résultats d’une étude démontrant qu’une mauvaise communication est le principal facteur d’échec dans 56 % des projets qui n’atteignent pas leurs objectifs.
Encore plus intéressant, des communications efficaces mènent à des projets plus fructueux et permettent aux organisations d’être plus performantes, soit de réaliser en moyenne 80 % des projets à temps, en respectant le budget et les objectifs originaux.
La relation entre respect des coûts et communication efficace est tangible.
Le PMI (Project Management Institute) suggère qu’un gestionnaire de projet devrait passer 90 % de son temps à communiquer!
Mais il ne s’agit pas de communiquer tout et n’importe quoi.
6 facteurs pour une communication efficace pour gestionnaire de projet de construction
Si l’importance de la communication est démontrée, faut-il encore comprendre quelles sont les caractéristiques d’une communication efficace.
Dans le contexte de la gestion de projet de construction, voici les principaux facteurs de performance que nous avons identifiés.
1. Compétence
Dans plusieurs des projets majeurs que nous avons réalisés, les donneurs d’ouvrage sont néophytes de la construction et de la gestion de projet.
Pour diminuer l’incertitude et mettre en place une communication efficace, il faut tout d’abord développer un lien de confiance.
Différentes méthodes de communication peuvent être utilisées pour illustrer la compétence et développer ce lien telles que :
- Donner des exemples concrets de l’expertise
- Vulgariser des concepts techniques
- Agir à titre de « traducteur » entre le donneur d’ouvrage et les différents intervenants
Se sentir « entre bonnes mains » fait toute la différence pour le propriétaire du projet qui doit traiter des informations complexes pour prendre les décisions nécessaires à l’avancement du projet.
« Les gestionnaires de projet de Strategia étaient en mesure de transmettre aux intervenants ce qui était important pour nous. Ils pouvaient parler aux professionnels de la construction et « traduire » ensuite à la direction les informations nécessaires aux prises de décision.
Ils avaient un rôle d’interprète qui facilitait les échanges et limitait les malentendus ». Denis Robitaille, Directeur de la Fiducie du patrimoine culturel des Augustines, dans le cadre du projet de rénovation du Monastère. »
2. Transparence
Si la compétence sert à établir la relation de confiance, la transparence vient la solidifier.
Les bases de la communication transparente consistent à partager des informations, qu’elles soient bonnes ou mauvaises, et à maintenir les voies de communication ouvertes à tout moment.
Il faut donc créer un environnement qui cultive une communication ouverte entre les clients, les gestionnaires des projets et les parties prenantes.
Cela peut vouloir dire inviter les parties prenantes à visiter les lieux pour expliquer le projet, plutôt que de communiquer uniquement par courriel. Par exemple, dans le cadre de la rénovation du Monastère des Augustines, les représentants du ministère de la Culture ont été invités sur les lieux dès le début des travaux.
Cela veut aussi dire de communiquer ce qu’on cherche à accomplir et ce qui doit arriver pour y parvenir. Ainsi, des sommaires d’informations sur les objectifs et l’avancement du projet peuvent être diffusés à toutes les parties prenantes.
Lorsque la communication est transparente, les parties prenantes sont plus engagées et disposées à collaborer.
3. Mobilisatrice
Les projets échouent parfois parce que les gestionnaires ne parviennent pas à articuler clairement la vision et les critères de réussite du projet.
Cette vision doit être communiquée à chaque intervenant et membre de l’équipe pour que chacun soit en mesure de visualiser le résultat final et de travailler vers l’objectif commun.
Pour arriver à créer cette mobilisation, notre équipe utilise des procédés qui s’inspirent de notre expérience des ateliers de processus de conception intégrée (PCI). Le PCI est un cadre de travail qui permet d’optimiser les projets et d’améliorer la cohésion et la communication au sein des équipes de travail.
Tous les acteurs impliqués dans le projet sont réunis au cours des étapes de la conception des plans et devis afin d’élaborer des solutions optimales à chacune des disciplines.
L’objectif de ce mode de fonctionnement consiste à optimiser l’interaction entre les diverses disciplines et non pas seulement les systèmes de chaque discipline.
Cette méthode collaborative permet d’améliorer la communication et d’assurer la cohésion de tous les intervenants d’un projet.
4. Évolutive
La communication en début de projet ne peut être la même que celle appliquée une fois le projet lancé, en cours de réalisation ainsi qu’à la toute fin.
Ainsi, les communications initiales se concentrent sur les relations à établir entre les parties prenantes et visent à obtenir leur collaboration.
Comme démontré dans la figure ci-dessous*, plus le projet avance, plus la qualité de la communication aura un impact important sur les coûts et les échéanciers.
Selon les défis rencontrés en cours de route, le niveau d’incertitude et les décisions à prendre, certaines méthodes de communication peuvent être standardisées pour assurer le succès du projet.
5. Décisionnelle
La communication doit faciliter la prise de décision. Il faut donc fournir des informations sur le projet en temps opportun, avec suffisamment de clarté et de détails, utiliser un langage non technique et choisir les supports appropriés.
Cela implique de détenir les compétences pour collecter l’information, mais aussi les connaissances techniques pour la comprendre et la transmettre à la bonne personne au bon moment sous la bonne forme pour faciliter la prise de décision.
Le gestionnaire de projet agit autant à titre de récepteur que d’émetteur. Sa capacité à rapporter et à diffuser l’information est cruciale et contribue à une prise de décision éclairée qui mène vers le succès du projet.
6. Adaptée
Le manque de clarté est un piège qui guette les gestionnaires de projets à cause de la connaissance pointue qu’ils possèdent de leur domaine d’expertise.
Comme mentionné auparavant, le fait d’établir un lien de confiance avec le client et les différentes parties prenantes aide à mieux les connaître, les comprendre et saisir leur niveau de compréhension.
C’est ainsi qu’il est possible de se mettre à leur place, de comprendre leurs besoins et de leur communiquer les informations qui leur sont nécessaires sous la forme appropriée.
Conclusion
Puisque le rôle du gestionnaire de projet est de coordonner les efforts de toutes les parties prenantes pour réaliser le projet avec succès, cette coordination ne peut se réaliser sans communication.
De manière concrète, dans un contexte de gestion de projet de construction, la communication doit être :
- Compétente
- Transparente
- Mobilisatrice
- Évolutive
- Décisionnelle
- Adaptée
La communication efficace est un incontournable pour atteindre une gestion de projet plus stratégique et réaliser des projets répondants aux besoins des utilisateurs, dans le respect de échéanciers et des budgets.
Références et ressources :
* Image tirée et adaptée de Art of communication in project management.
Project communication–foundation for project success
The High Cost of Low Performance : The Essential Role of Communication.
The critical role of communication in project management
Managing communications effectively and efficiently
